Producto · Facturación
Sistema de recepción de facturas
Cuentas por pagar sin cadenas de correos.
El problema
Las facturas llegan por correo, por WhatsApp y en papel. La aprobación se pide por chat y se pierde entre mensajes. Cuando tesorería arma el pago de la semana, media hora se va en preguntar quién autorizó qué. Y de vez en cuando se paga dos veces la misma factura.
Nada de eso ocurre por descuido: ocurre porque el proceso no tiene un solo punto de entrada ni un registro de quién decidió qué.
Cómo funciona
Cada factura entra por un solo lugar, sin importar si es electrónica o manual. Se leen sus datos, se valida, se enruta a quien debe aprobarla y queda programada para pago con fecha visible. Todo el recorrido queda registrado.
Qué incluye
- Un solo punto de entrada para facturas electrónicas y manuales.
- Lectura y extracción de los datos de cada factura.
- Validación contra la orden de compra y detección de duplicados.
- Enrutamiento de la aprobación según monto y responsable, con registro de quién aprobó y cuándo.
- Programación del pago con fecha a la vista de tesorería.
Qué necesitas para arrancar
- El correo o buzón donde hoy llegan las facturas.
- La matriz de quién aprueba qué y hasta qué monto.
- El calendario de pagos de tesorería.
La parte difícil rara vez es técnica: es acordar la matriz de aprobación. Ese acuerdo es el primer entregable, y suele ordenar el proceso incluso antes de que el sistema entre a funcionar.
Siguiente paso
¿Cuánto tarda hoy una factura en quedar aprobada?
Si nadie sabe la respuesta, ese es el punto de partida. Cuéntanos cómo llegan hoy las facturas y quién las aprueba.